Politique de confidentialité

1. Objet

Cette politique décrit la gestion des renseignements personnels (RP) des utilisateurs et des établissements qui utilisent la plateforme EVA (la « Plateforme ») et ses assistants. Elle complète les conditions d'utilisation de la Plateforme.

2. Renseignements que nous collectons

• Données de compte et d'identité : nom, courriel, numéro de téléphone, photo de profil facultative, rôle et établissement associé.
• Données liées aux établissements : nom, coordonnées, personnes contact, configuration des assistants et préférences, éléments visuels fournis (ex. logo).
• Données techniques et d'usage : adresse IP, type de fureteur et système, journaux d'accès, horodatage, métriques d'usage de la Plateforme.
• Données saisies dans les Assistants : traitées en temps réel via l'API OpenAI Platform pour générer des réponses; EVA ne conserve pas ces conversations après traitement.

3. Finalités d'utilisation

• Créer, authentifier et gérer les comptes et établissements.
• Fournir les services, répondre aux requêtes et assister les utilisateurs.
• Adapter et améliorer l'expérience, la qualité des Assistants et la fiabilité de la Plateforme.
• Assurer la sécurité, détecter la fraude et respecter les obligations légales.

4. Bases légales et consentement

La collecte et l'utilisation des RP reposent sur votre consentement, l'exécution du service contractuel, et, le cas échéant, nos obligations légales. Vous pouvez retirer votre consentement quand il est requis, sous réserve des fonctions essentielles à la prestation du service.

5. Partage et sous-traitance

Nous pouvons partager des RP avec des fournisseurs qui nous aident à fournir la Plateforme (hébergement, sécurité, messagerie, outils d'analyse). Ces tiers sont tenus de protéger les RP et de les utiliser uniquement pour notre compte. Les réponses des Assistants sont générées via l'API OpenAI Platform; pour plus d'information, consultez la politique de confidentialité d'OpenAI.

6. Témoins (cookies) et outils d'analyse

Des témoins essentiels maintiennent votre session et donnent accès aux espaces protégés; si vous les bloquez ou supprimez, l'accès à la Plateforme ou à certaines fonctionnalités sera impossible. Des témoins et outils d'analyse peuvent aussi être utilisés pour des mesures anonymisées ou pseudonymisées d'usage. Vous pouvez configurer votre fureteur pour les gérer.

7. Conservation et destruction

Les RP sont conservés pendant la durée nécessaire aux finalités décrites, puis anonymisés ou détruits de façon sécuritaire. Les conversations avec les Assistants ne sont pas conservées par EVA après traitement; seuls les journaux techniques minimaux et les données métiers (comptes, établissements, configuration) demeurent selon les obligations légales.

8. Localisation et transferts

Les données sont hébergées au Québec ou dans des juridictions offrant un niveau de protection adéquat. Lorsque des transferts sont requis, ils sont encadrés par des garanties contractuelles et légales appropriées.

9. Sécurité

Des mesures techniques et organisationnelles adaptées (contrôles d'accès, chiffrement en transit, journalisation) protègent les RP contre l'accès non autorisé ou la perte. Aucun système n'est exempt de risques; signalez tout incident suspect à la responsable de la protection des renseignements personnels.

10. Vos droits

• Accès, rectification et mise à jour de vos RP.
• Retrait du consentement lorsqu'il est requis.
• Suppression ou anonymisation dans les limites légales et contractuelles.
• Portabilité des données, lorsque techniquement possible.
• Information en cas de décision automatisée vous concernant.

11. Incidents et notification

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, nous notifierons les personnes concernées et, lorsque requis, les autorités compétentes conformément à la Loi 25.

12. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question, plainte ou demande liée à vos renseignements personnels :

• Nom : Nathalie Werbrouck
• Rôle : Responsable de la protection des renseignements personnels
• Téléphone : 819 440-7093
• E-mail : coach@eva-ia.ai

13. Modifications de la politique

EVA peut mettre à jour cette politique pour tenir compte de l'évolution légale, technologique ou organisationnelle. Toute modification importante sera signalée sur la Plateforme. L' utilisation continue de la Plateforme vaut acceptation des mises à jour.

Dernière mise à jour : 20 décembre 2025